Командировка или служебная поездка. В чем разница? Положение о разъездном характере работы

Необходимо учитывать командировки и служебные поездки работников. Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В свою очередь, местом постоянной работы считается организация или структурное подразделение, в которой работник выполняет функциональные обязанности, закрепленные за ним трудовым договором на постоянной основе.

ведение кадрового учета

От командировок следует отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути, имеет разъездной характер, выполняется в полевых условиях или связана с экспедиционной деятельностью. Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре.

При отправлении сотрудника в служебную командировку работодателю необходимо учесть ряд законодательных требований, поскольку их нарушение может повлечь за собой солидные штрафы и/или административное приостановление деятельности. Трудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии – сохранение места работы, среднего заработка, возмещение расходов. Существуют категории сотрудников, которых по ТК РФ вообще нельзя отправлять в командировки (напр., беременные женщины или несовершеннолетние до 18 лет), а также категории, которые разрешается отправлять только с письменного согласия (например, женщины, имеющие детей до 3 лет).

После принятия руководителем решения о направлении сотрудника в командировку готовится соответствующий пакет документов.

Оформляется служебное задание с подробным изложением цели командировки, подписанное руководителем. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить в нем графу «Краткий отчет о выполнении задания». Здесь можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о выполнении и ставит свою подпись и дату.
На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку. С этим документом работника необходимо ознакомить под расписку.
Выписывается командировочное удостоверение, в котором указывается время прибытия к месту назначения и время отъезда оттуда. Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник. По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке и размеры денежной компенсации. Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Работодатель имеет право не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью сбора информации, поиска клиентов, создания сети точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа.
В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет с перечислением командировочных расходов (включая суточные) и указывает реквизиты оправдательных документов. Например, сюда могут относиться: оплата проезда к месту командировки и проживания в гостинице, дополнительные представительские расходы сотрудника и т.п.

Основной признак для квалификации служебной поездки – фактический характер постоянной работы сотрудника. Примеры профессий, которые предполагают работу в пути: машинист электропоезда, проводник, стюардесса и т. п. В полевых условиях работают строители или геологи. С постоянными разъездами связана работа водителей, страховых агентов, курьеров.

Если же постоянная работа не связана с разъездами, поездка будет рассматриваться как командировка. Примером может служить поездка главного бухгалтера в новый филиал для постановки учета.

проверка кадрового учета

Существует множество должностей и профессий, которые предполагают как работу в офисе, так и служебные поездки. Например, работа менеджера по продажам, маркетолога, специалиста по наладке оборудования, отладчика компьютерных программ. С одной стороны, поездки таких сотрудников можно отнести и к командировкам – ведь они ездят в них периодически, проводя основное рабочее время в офисе. С другой стороны, служебные поездки входят в их повседневные должностные обязанности. Поэтому такие поездки можно считать связанными с разъездным характером работы.

Ошибки в учете командировок и служебных поездок часто выявляются при . Чтобы не допускать подобных погрешностей в ведении документации, компании лучше составить отдельный список сотрудников с разъездным характером работы, – и утвердить его приказом руководителя организации, локальным нормативным актом или коллективным договором.

, ведущий аудитор, заместитель генерального директора ЗАО «Аудиторская компания

Мы шли на семинар по себестоимости, а разговор получился исключительно о поездках сотрудников. Дело в том, что новая редакция Трудового кодекса РФ, вступившая в действие 6 октября прошлого года, принципиально изменила порядок выплаты компенсаций при разъездном характере работ. И теперь компенсации за разъезды учитываются при налогообложении почти так же, как командировки. «Почти» - потому что различия все же сохранились, но теперь компенсации за разъезды стали даже выгоднее, чем командировочные. Узнав об этом, бухгалтеры попросили лектора подробно остановиться на данном вопросе. Конспект этой беседы мы представляем.

Было. Служебные поездки сотрудников обходились дорого всем

Прежде чем начинать наш разговор, думаю, нужно напомнить, чем служебные поездки отличаются от командировок. Согласно статье 166 Трудового кодекса, командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное рабочее место которых находится в офисе.

Но во многих организациях есть сотрудники, сама работа которых должна проходить в пути или иметь разъездной характер. К примеру, это дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы. По отношению к таким работникам мы говорим, что их работа связана со служебными поездками. Учтите, что служебные поездки командировками не признаются. Об этом также сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

Итак, для чего, собственно, я так подробно говорю об этих отличиях? Дело в том, что до 6 октября 2006 года Трудовой кодекс РФ не предусматривал каких-либо возмещений расходов сотрудникам при разъездном характере работы. Например, стоимости питания или проживания. Нормативные документы не говорили даже о том, что таким сотрудникам нужно компенсировать затраты на проезд. И зачастую фирмы платили таким работникам просто повышенную заработную плату, начисляя на нее ЕСН и удерживая НДФЛ. А работник из этой зарплаты сам должен был покрывать все свои расходы.

Не облагать налогами можно было только стоимость проезда таких сотрудников, поскольку ее можно было не относить к расходам на оплату труда, а списывать по статье 264 Налогового кодекса РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Ведь эта статья имеет открытый перечень расходов. Соответственно, если из внутренних документов фирмы: должностных инструкций, приказов руководителя, авансовых отчетов этих сотрудников и прочих - следовало, что затраты на проезд обоснованы и необходимы для производственной деятельности, их можно было списать в уменьшение прибыли, не облагая какими-либо налогами.

Все остальные траты таких сотрудников либо не возмещались, либо возмещались, но из-под налогообложения не выводились.

Стало. Все компенсации по поездкам зарплатными налогами не облагаются

И вот с 6 октября 2006 года статья 168.1 новой редакции Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение затрат, связанных с разъездным характером работы. Причем это возмещение является компенсационной выплатой. А это означает, что, во-первых, такая компенсация списывается на расходы, уменьшающие прибыль, по пункту 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Во-вторых, она не облагается единым социальным налогом на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. И в третьих, с этой компенсации не нужно удерживать и НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Оксана Сергеевна, правильно я поняла, что раньше ЕСН и НДФЛ не нужно было платить только с расходов на проезд, а теперь перечень возмещаемых необлагаемых трат расширился?

Да, именно так.

- И какие же теперь суммы мы можем выдавать и не платить с них налоги?

Ответ на ваш вопрос как раз и содержится в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. Итак, внимание! Сотрудникам с разъездным характером работы вы можете оплачивать:
- расходы на проезд;
- затраты на проживание во время служебной поездки;
- суточные;
- иные расходы, связанные с разъездным характером работы.

Как видите, список компенсаций очень похож на тот, который выдается при командировках. Тем самым законодатель уравнял в правах тех сотрудников, которые работают в офисе и лишь иногда ездят в другие города по производственным целям, с теми, кто вынужден фактически все рабочее время находиться в пути.

Правда, есть одно отличие. Оно касается суточных. При командировках суточные при налогообложении нормируются*.

При служебных же поездках размер суточных устанавливается организацией самостоятельно. И вся утвержденная сумма уменьшает прибыль, не облагается ЕСН и НДФЛ. Правда, здесь я сразу рекомендую не перебарщивать с размером суточных и устанавливать их в разумных пределах. Использовать данную лазейку в качестве скрытой формы оплаты труда я не рекомендую.

Сейчас. Все зависит от того, как у вас оформлены документы

Итак, чтобы спокойно пользоваться новой нормой, вам необходимо четко установить, у каких сотрудников работа носит разъездной характер. Какие именно суммы им будут возмещаться. И в каких размерах. Для этого я рекомендую, во-первых, перечень расходов и суммы, которые ваша организация готова компенсировать сотрудникам с разъездным характером работы, прописать в трудовых договорах с ними, а также в локальном нормативом акте (см. пример такого акта ). Этого требует статья 168.1 Трудового кодекса РФ.

Следующий шаг - в должностных инструкциях тех работников, которым будут возмещаться расходы, нужно прописать, что их работа носит разъездной характер. Ну а от самих работников, которым вы возмещаете расходы, вам необходимо требовать документы, подтверждающие их траты на проезд, проживание и т. п. Эти документы должны прикладываться к авансовому отчету.

Кстати, что касается оформления расходов на оплату жилья. Часто гостиницы выдают только счет по форме № 3-Г. Достаточно ли его для подтверждения затрат на проживание? Финансовое ведомство на этот вопрос дает положительный ответ*, поскольку счет для формы № 3-Г является бланком строгой отчетности в соответствии с приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Таким образом, на основании этого документа вы можете учитывать затраты на оплату жилья при расчете налога на прибыль. Напомню, что постановление правительства от 31 марта 2005 г. № 171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов...» разрешало применять установленные формы бланков строгой отчетности только до 1 января 2007 года. Теперь срок действия этих форм продлен до 1 сентября 2007 года. Такое решение принято постановлением Правительства РФ от 5 декабря 2006 г. № 743. Оно касается всех бланков строгой отчетности. То есть квитанций, билетов, проездных документов, талонов, путевок, абонементов и других документов, предназначенных для проведения наличных денежных расчетов при оказании услуг населению.

Ну и наконец, чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, я рекомендую на конкретные поездки составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки.

Сравним. Служебные поездки и командировки

Итак, как я уже сказала, компенсации по служебным поездкам теперь максимально приближены к компенсациям по командировкам. Но принципиальная разница в том, что при поездках все - и виды компенсаций, и их суммы - устанавливается предприятием самостоятельно. А при командировках все достаточно четко регламентировано законодательством.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, командировочные расходы относятся к прочим затратам, связанным с производством и реализацией. В их состав включаются затраты на проезд, оплату жилья, получение виз, паспортов, суточные, консульские, аэродромные сборы и прочие платежи.

Документы, которыми должны оформляться командировки, в отличие от служебных поездок унифицированы. Это приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, командировочное удостоверение по форме Т-10, служебное задание о направлении в командировку и отчет о ее выполнении по форме Т-10а. Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Кроме того, у вас должен быть авансовый отчет сотрудника, а также документы, подтверждающие затраты на проезд и жилье. Авансовый отчет работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истечет срок, на который были выданы деньги*.

Давайте посмотрим, какие разъяснения сделал Минфин России в 2006 году по поводу признания командировочных расходов. Нередко организации в другом городе покупают квартиру, чтобы сотрудники могли в ней жить во время командировки. Затраты на содержание этой квартиры уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако в расходы они включаются не полностью, а только в той доле, в которой квартира использовалась для проживания командированных сотрудников. То есть расходы, которые приходятся на то время, пока квартира пустует, для расчета налога на прибыль учесть нельзя. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533.

Следующая ситуация. Компания оплатила визы сотрудникам, но командировки не состоялись. В этом случае чиновники считают, что расходы на получение виз экономически не обоснованы. Соответственно организация не вправе уменьшить на них базу по налогу на прибыль. Об этом говорится в письме Минфина от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134. Хотя я считаю, что все зависит от причины, по которой произошла отмена командировки. Если она уважительная, например болезнь сотрудника, то расходы на визы можно будет учесть.

Аналогичный случай описывается в письме Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Сотруднику пришлось перенести обратный вылет на более ранний срок по уважительной причине, в связи со смертью отца. Сдать билет не было возможности. И чиновники подтвердили, что организация вправе учесть стоимость неиспользованного билета для расчета налога на прибыль.

Вопросы после лекции

Вопросы записала редактор журнала Ирина Стрижова

Оксана Сергеевна, поясните, пожалуйста. Наша фирма арендует квартиру для проживания сотрудников во время командировок. Плату за аренду я полностью учитываю для расчета налога на прибыль. Теперь я засомневалась, правильно ли я делаю?

Здесь ситуация, аналогичная той, когда организация приобрела квартиру для проживания в ней командированных работников. Расходы на аренду вам нужно признавать только за тот период времени, когда квартира используется для проживания сотрудников во время командировок. Об этом говорится в письме Минфина России от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.

У нас нередко менеджеры едут в командировку на предприятие, с которым договор о сотрудничестве еще не заключен. И неизвестно, будет ли заключен в будущем. Вправе ли мы признавать командировочные расходы в этом случае?

Хочу вас предупредить, что налоговики могут посчитать эти расходы необоснованными. Чтобы этого не произошло, рекомендую вам составлять проекты договоров, писать протоколы о намерениях с фирмами, в которых был командированный сотрудник. Ну, и конечно, безукоризненно оформлять приказ о командировке, служебное задание, потребовать от работника отчет о проделанной работе, авансовый отчет и документы, подтверждающие затраты.

Оксана Сергеевна, у меня такой к вам вопрос. Вот когда мы покупаем железнодорожные билеты для командированных сотрудников, то платим за страховой полис. Включается ли стоимость страховки в расходы для налога на прибыль?

Нет, такие затраты не уменьшают налогооблагаемую базу. Расходы на добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев, оформленные отдельным страховым полисом в качестве приложения к билету, не учитываются при расчете налога на прибыль. Так считает Минфин России в письме от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138.

Скажите, пожалуйста, можно ли все-таки учитывать оплату проезда на такси в составе командировочных расходов?

Минфин России в своих письмах утверждает, что расходы на такси нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. Однако, как показывает арбитражная практика, с таким мнением можно поспорить. Для этого нужно документально подтвердить расходы на проезд. У вас должны быть счета, в которых указаны оплаченные суммы проезда на такси, пункты назначения и время оказания услуг. Пример - положительное решение ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2005 г. № А56-17467/04.

Как платить суточные при служебных поездках?

Суточные выдаются за каждый день служебной поездки. Конкретный порядок выдачи суточных при разъездном характере работ каким-либо нормативным документом не установлен. Поэтому я рекомендую действовать здесь аналогично с командировками. А именно платить суточные только если поездка длится два дня и более.

При однодневных поездках суточные лучше не выдавать. Ведь и при однодневных командировках суточные не выдаются. Это установлено пунктом 15 Инструкции Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая действует и сейчас в части, не противоречащей кодексу.

А так как законодатель, введя новые нормы, фактически приравнял служебные поездки к командировкам, то лучше действовать по аналогии. Кроме того, обоснованность размера суточных подтвердит служебное задание, составленное в произвольной форме. В нем следует указать, куда и с какой целью ездил сотрудник. Командировочное удостоверение оформлять не надо, поскольку служебная поездка - это не командировка.

Когда командировочное удостоверение можно не оформлять

Если вы оформили приказ о командировке, то командировочное удостоверение работнику можно не выдавать. Дело в том, что эти два документа имеют одно и то же назначение. Во-первых, и приказ, и удостоверение подтверждают производственный характер командировки. А во-вторых, определяют ее продолжительность. Поэтому параллельное составление двух документов не обязательно. Такое же мнение высказал Минфин России в письме от 26 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/442. При этом финансовое ведомство пояснило, что перечень документов, на основании которых работника направляют в командировку, организация может установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Таким образом, вы можете прописать в этом перечне именно приказ о командировке.

– Какие признаки отличают служебные командировки и работу с разъездным характером (подвижной характер, в пути)?

Основной признак для квалификации служебной поездки - фактический характер постоянной работы работника, то есть его трудовой функции (см. 166 ТК РФ). Недостаточно указать в трудовом договоре, что работа носит разъездной характер, чтобы поездки не считались командировками. Работа по своему содержанию должна состоять из постоянных поездок или должна выполняться в пути. Яркий пример - должности курьера, экспедитора, водителя, торговых представителей и проч. При работе на этих должностях командировками не считаются даже служебные поездки в другие населенные пункты.

Если же постоянная работа не связана с разъездами, служебная поездка будет рассматриваться как командировка. Например, работы юриста или бухгалтера по своему характеру не являются разъездными, при необходимости эти работники направляются именно в командировку.

– Условие о разъездном характере работы обязательно для включения в ? Или достаточно будет локального акта или приказа, закрепляющего перечень работников с разъездным характером работы?

В силу ст. 57 ТК РФ условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор. Но работодателю придется принять и локальный акт по рассматриваемому вопросу или уделить ему внимание в колдоговоре: в них устанавливаются размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также перечень работ, профессий, должностей таких работников. Должностная инструкция для подтверждения разъездного характера работы (работы в пути) она должна содержать описание таких трудовых обязанностей, выполнение которых связано с постоянными поездками или осуществляется в пути.

– Ограничена ли максимальная продолжительность командировки?

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Он должен быть достаточным для выполнения конкретного служебного поручения.

– Одни работодатели устанавливают работникам с разъездным характером работ надбавку к заработной плате, другие включают в ее состав компенсации. Кто прав?

Существует два вида компенсационных выплат, которые могут возникать в рамках трудовых отношений.

Первый – компенсации неудобств работника, связанных с условиями работы (ее особый характер работы, условия труда, которые отклоняются от нормальных), являющиеся частью зарплаты. На наш взгляд, набавка за разъездной характер работы имеет право на существование, когда она преследует цель компенсировать работнику те или иные неудобства, вызванные разъездным характером работы (по сравнению со стационарной работой). Они могут носить бытовой, физиологический, психологический и иной характер. ТК РФ не обязывает повышать оплату труда при разъездном характере работы. Законодатель предполагает, что устанавливается уже с учетом всех условий выполнения работы (ст. 129 ТК РФ). Стороны трудовых отношений вправе устанавливать доплаты за разъездной характер работы в качестве компенсации неудобств работника в трудовом договоре. Но это имеет смысл только тогда, когда есть одинаковые должности, работа на которых может носить как разъездной, так и стационарный характер.

Ко второму виду относятся компенсации материальных издержек работника. Они не входят в состав заработной платы работника. Так работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы: на проезд, проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ). Размеры и порядок их возмещения устанавливаются колдоговором, соглашениями, локальными актами. Они могут прописываться в трудовом договоре. Причем максимальный размер таких компенсаций не ограничен.

– Кого нельзя направлять в командировки?

Беременных женщин и тех работников, которым это противопоказано по состоянию здоровья.

– Какие риски несет работодатель в случае, если ГИТ, суд установят, что работнику ошибочно установлен разъездной характер работы?

Административная ответственность – реальный риск. Работник вправе требовать возмещения морального вреда, если его нельзя было направлять в командировку или необходимо было его дополнительное согласие на нее. Может дойти и до уголовной ответственности. Например, если в служебной поездке, которая являлась командировкой, работа по факту не носила разъездного характера, пострадала беременная женщина, которую нельзя было направлять в командировку.

Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.

Командировка и служебная поездка: разграничение понятий

Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.

На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.

Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.

Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.

Оформление документов

Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:

Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка - обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
Порядок планирования и согласования поездок с руководителем. Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.
Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.

Разъездной характер работы и работа в пути - разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
Суточные при поездках на несколько дней.

В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, - это защита и вас, и ваших сотрудников.

В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
проводить специальную оценку условий труда;
решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными - нет.

Так или иначе деловой визит в другой город или регион - важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Сетевое издание Neo HR. Свидетельство о регистрации средства массовой информации в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций

Разница между служебной командировкой и служебной поездкой

В рамках трудовых отношений с работодателем сотрудник может быть направлен в служебную командировку или служебную поездку. В чем их специфика?

Что представляет собой служебная командировка?

Под служебной командировкой принято понимать (и это отражено в положениях Статьи 166 ТК РФ) временную поездку наемного сотрудника для выполнения поручения вне места расположения его основного офиса - в соответствии с распоряжением руководства. При этом если работа сотрудника носит преимущественно разъездной характер, то его выезды не считаются служебными командировками.

Кроме того, не рассматриваются в качестве служебных командировок отъезды работников фирмы куда-либо в целях повышения квалификации или переподготовки. Аналогично - не считаются командировками визиты работника в иные структурные подразделения предприятия, если они находятся в той же местности, что и офис, где человек преимущественно осуществляет трудовую деятельность по контракту (хоть и на ощутимом расстоянии от него, которое приходится преодолевать на машине или ином средстве транспорта).

Для того чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, фирме-работодателю не требуется получать от него письменное согласие - в отличие от процедуры временного перевода на другое место работы. Служебная командировка должна быть оформлена отдельным распоряжением руководства фирмы-работодателя. В данном документе указывается то, куда едет сотрудник, с какой целью и на какое время.

На основании приказа о служебной командировке для работника выписывается соответствующее удостоверение, которое необходимо для подтверждения времени нахождения человека в том месте, где он выполняет задание работодателя.

Сотрудник, приехавший из командировки, как правило, предоставляет своему руководству отчет о выполнении задания. Кроме того, данный документ, дополненный авансовым отчетом и командировочным удостоверением, человеку следует передать в бухгалтерию.

Компания-работодатель оплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы на транспорт, жилье, иные издержки, сопровождающие решение поставленных перед работником задач. Условия этих компенсаций прописываются в локальных нормативных актах фирмы. Кроме того, они могут фиксироваться в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Срок служебной командировки определяется исходя из объема служебного поручения работника, сложности поставленной задачи, особенностей методов ее решения. Но продолжительность выезда должна быть достаточной для выполнения соответствующего поручения. Она может быть весьма длительной и составлять, к примеру, несколько месяцев.

Отдельными соглашениями, заключаемыми между сотрудником и фирмой-работодателем, могут быть определены дополнительные условия оплаты труда и компенсации расходов специалиста, который направляется в командировку. Но они не должны противоречить ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников не могут направляться в командировки. Это беременные женщины, а также те работники, кому противопоказаны выезды по состоянию здоровья. За невыполнение норм трудового права, устанавливающих соответствующие ограничения, работодатель несет ответственность.

Что представляет собой служебная поездка?

Понятие служебной поездки также раскрывается в Статье 166 ТК РФ. Под служебными поездками понимаются регулярные выезды сотрудников из основного офиса в различные пункты назначения - в силу того, что их трудовая деятельность носит преимущественно разъездной характер. При этом работа должна иметь данные признаки фактически - недостаточно прописать соответствующую трудовую функцию в контракте.

Но, безусловно, наименование позиции, прописываемой в договоре с работником, должно иметь прямое отношение к трудовой функции человека. Примеры соответствующих должностей - водитель, машинист, курьер, торговый представитель, экспедитор.

Оформление служебной поездки обычно не требует издания работодателем отдельного приказа. Но первичная документация при осуществлении соответствующих выездов может составляться - например, в виде путевых листов, накладных.

Длительность служебных поездок, как правило, небольшая и определяется тактическими задачами работника - отвезти такой-то груз либо документы (или же получить их). Расходы сотрудника, как и в случае с командировками, обычно компенсируются фирмой-работодателем.

Сравнение

Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка - это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.

Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.

Таблица

Адвокаты и нотариусы
Государственное управление
Законодательство
Оформление документов
Сертификация

Адрес: 192236 г. Санк-Петербург, ул. Фучика, д 49 Б, оф. 17

Дипломные и курсовые работы, магистерские диссертации по праву на заказ

На нашем сайте Вы можете заказать магистерскую диссертацию, дипломную или курсовую работу по праву (юриспруденции). Также мы можем подготовить для Вас отчет по практике, научную статью или реферат по праву, решить задачи, помочь с подбором материала и многое другое.

Все работы выполняются специалистами с высшим юридическим образованием, имеющими опыт научной и практической работы.

На сегодняшний день в сети Интернет можно бесплатно скачать множество работ, однако такие работы по юриспруденции никогда не дадут вам уверенности, так как они не выдерживают проверки преподавателем и определяются как скаченные с интернета.

Курсовые и дипломные работы, а также магистерские диссертации по юриспруденции должны подготавливаться профессионалами, специализирующимися в области юриспруденции и права, а не "специалистами" широкого профиля.

Мы не беремся за любые заказы , а работаем исключительно по юридическим дисциплинам. Каждый заказ передается специалисту, выполняющему работы по соответствующей (гражданско-правовой, административно-правовой, конституционно-правовой и т.д.) отрасли права или предмету.

Вы получаете авторскую работу , проверенную на оригинальность системой Antiplagiat.ru . При получении вы можете там же проверить вашу работу, загрузив файл в систему, для того, чтобы убедиться в ее оригинальности . При заказе работы просим указывать необходимый процент оригинального текста в системе Antiplagiat.ru, а также способ проверки.

консультации по подбору темы работы (бесплатно);
бесплатное составление плана работы;
строгая специализация - подготовка работы лицами, имеющими, как минимум, высшее юридическое образование (мы выполняем только работы по праву).
подготовка работы на основе действующего законодательства;
использование в работе новейших литературных источников и новейшей судебной практики;
полное сопровождение до защиты работы;
гарантийные обязательства.

При подготовке всех работ используются регулярно обновляемые справочные правовые системы «Гарант» и «Консультант Плюс», что позволяет учитывать самые последние вступившие в силу изменения законодательства , а также законопроекты, планируемые к принятию Государственной Думой в ближайшее время.

Имеющаяся в нашем распоряжении как обычная, так и обширная электронная библиотека, позволяет нам использовать как классические труды отечественных и зарубежных ученых-правоведов, так и научные работы, учебники, комментарии, монографии и статьи, вышедшие в самое последнее время. Как правило, обязательным требованием для наших магистерских диссертаций, дипломных и курсовых работ по праву является наличие в них использованных источников выпущенных в текущем году .

Мы оперативно обрабатываем заказ и стараемся как можно быстрее написать работу, к примеру курсовые работы подготавливаются в срок от 7 до 14 дней, а дипломные работы по юриспруденции - от двух до четырех недель.

Дипломные и курсовые работы, а также магистерские диссертации и научные статьи по праву требуют много времени и усилий. Доверьтесь профессионалам, экономьте свое время.

Служебная поездка и служебная командировка

В процессе деятельности любого предприятия, вне зависимости от формы собственности невозможно, чтобы все работники занимались своими непосредственными обязанностями только в пределах учреждения.

Необходимо заключать договора, для чего нужно встречаться с потенциальными партнерами, доставлять материалы для производства и оборудование, документацию и прочие производственные моменты, когда сотрудники, выполняя служебное задание должны покинуть территорию организации, в которой являются штатными работниками.

Что говорить о строительных, ремонтных бригадах, которые постоянно меняют свое местонахождение, выполняя при этом свою непосредственную работу.

Одни поездки, согласно законодательству признаются командировками, другие, несмотря на то, что работа носит разъездной характер, связанный с производством, определяют как служебные.

Служебная поездка и командировка отличие в чем?

Попробуем разобраться, обратившись к трудовому законодательству, определяющему все ключевые моменты, возникающие между работодателем и наемными работниками.

Служебная командировка с точки зрения правовых актов

В главе 24 ТК РФ на законодательном уровне закреплены гарантии, которые имеет работник, направленный в поездку, связанную с производством.

Четкое понятие о служебной командировке дается в ст. 166 ТК РФ.

Согласно определению, данному в статье, поездка признается командировкой:

когда есть письменное распоряжение руководителя организации;
устанавливается определенный срок, в зависимости от цели, поставленной задачи, объема и сложности выполнения задания, предположительно достаточный для достижения положительного результата поездки;
поручение выполнимо за пределами постоянного места работы.

При этом делается оговорка, что поездки, связанные с постоянной работой (когда сама суть трудовых обязанностей осуществляется в пути) или носящей разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления сотрудников в командировки рассмотрены более детально в Постановлении Правительства № 749 от «13» октября 2008 года, с последующими изменениями и дополнениями к утвержденному Положению.

В п. 3 Положения № 749 для понимания дается разъяснение, что постоянным местом работы следует понимать местонахождения предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Даже направление сотрудника в обособленное структурное подразделение основного учреждения, находящегося в другом месте, признается командировкой при наличии письменного распоряжения работодателя.

Срок командировки начинается днем выезда к месту назначения и заканчивается датой возвращения работника к месту постоянной работы.

Причем выйдет ли сотрудник на работу в день окончания командировки или только на следующий день, решается с руководителем индивидуально в каждом случае.

Например, когда командировка закончилась 28. 02. 2017 года, работник вернулся в 20. 00 часов, понятно, что к основным своим обязанностям он приступит 01. 03. 2017 года.

В том случае, если человек приехал из командировки в родной город в 12. 00 часов и руководитель хочет получить отчет о поездке (хотя бы в устной форме), сотрудник может в день окончания поездки, появиться на основном предприятии.

Ст. 167 ТК РФ гарантирует командированному работнику сохранение среднего заработка за все время исполнения задания вне постоянного места работы, включая дни, когда работник находится в пути или вынужденной (не по его вине) задержки в дороге, необходимости продления срока для выполнения полученного задания.

Стоить обратить внимание, что оплата командировки исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 ТК РФ.

За работником сохраняется также его постоянное место работы и должность.

Можно сделать вывод, что служебной командировкой считают поездку сотрудника, в обычном режиме занимающегося своими должностными обязанности на постоянном рабочем месте, по мере производственной необходимости направленного по письменному приказу (распоряжению) на определенный срок, необходимый для выполнения поручения в другое место.

Получается, что даже в одном населенном пункте, если человеку приходится работать не в своей организации, в структурном подразделении, расположенном отдельно – это является командировкой.

Нормами ст. 168 ТК РФ законодатель обязывает работодателя возместить материальные расходы, связанные со служебной командировкой.

стоимость проезда к месту командирования и обратно;
затраты, понесенные на оплату проживания;
суточные;
другие денежные траты, необходимые для успешного выполнения полученного задания, обоснованные экономической выгодой для предприятия, направившего сотрудника для выполнения порученной цели, которые могут быть утверждены локальными актами организации.

Что входит в понятие служебной поездки?

Точного определения служебной поездки в трудовом законодательстве нет.

Однако, в ст. 166 ТК РФ, при разъяснении, что можно отнести к служебной командировке, выделено, что работа, выполняемая в пути, или изначально предполагающая разъездной характер не признается служебной командировкой.

Например, водитель автотранспорта, исполнение трудовых обязанностей которого связана с поездками, не направляется каждый день в командировку, осуществляя свою работу в разъездах, несмотря на то, что ежедневно выезжает в начале смены с основного предприятия и возвращается в конце рабочего дня опять же на территорию организации.

Аналогично курьер, доставляющий документы в разные концы города – не является командированным сотрудником.

Приказ для выполнения служебного задания в таких случаях не издается, но, согласно ст. 57 ТК РФ, при заключении трудового договора, принимая нового сотрудника в организацию, оговариваются условия работы, носящие выездной характер.

Администрация предприятия, учитывая специфику производства должна сама разработать и соответственным образом утвердить перечень должностей (профессий), выполняющих свою непосредственную работу, находясь в разъездах, определив порядок и размер возмещения им денежных расходов, связанных с поездками.

Перечень работ, профессий, должностей, постоянное выполнение трудовых обязанностей которых осуществляется в пути, или носит разъездной характер, устанавливается работодателем. Причем этот список может быть дополнен, изменен по мере развития производственной деятельности.
В трудовом договоре (впоследствии и должностной инструкции) оговариваются условия выполнения обязанностей, связанные с регулярными поездками.
В локальном правовом акте, действующем в пределах организации, и не противоречащем трудовому законодательству утверждается:

порядок, в каком работникам возмещаются материальные расходы, связанные с поездками;
размер и сроки получения компенсации, соответственно для каждой профессии и должности, указанной в перечне, и предоставления необходимых документов для принятия авансового отчета.

Согласно ст. 168. 1 ТК РФ, работникам, выполняющим свои трудовые функции в пути, или если служебные обязанности требуют разъездного характера, в том числе работы в полевых условиях или экспедиционного характера, работодатель обязан возместить:

расходы, связанные с поездками;
затраты, понесенные при найме жилья;
дополнительные денежные траты, которые несет работник, проживая вне дома или с разрешения руководства.

Важным моментом является именно тот факт, что вторая часть ст. 168. 1 ТК РФ подчеркивает, что возмещение всех материальных расходов устанавливается трудовым договором или другими локальными нормативными актами.

К работам, которые можно отнести имеющих разъездной характер, или выполняются в пути, можно традиционно отнести: сотрудников отделений связи, железнодорожного, автомобильного и других видов транспорта, строителей, ведущих геологоразведочные работы и прочие.

Основные различия между служебной командировкой и служебной поездкой

Имея представление о служебных поездках и командировках, можно понять, в чем основная между ними разница, несмотря на то, что в обоих случаях работники выполняют свои трудовые обязанности, и для этого вынуждены выезжать с основного предприятия, с которым у них заключены трудовые договора.

1. Служебная командировка оформляется обязательно только при наличии письменного распоряжения руководителя с указанием задания и сроков, необходимых для выполнения.

Служебные поездки изначально предусмотрены по роду характера работ, что должно отражаться в контракте (соглашении) при трудоустройстве и специальный приказ не издается.

2. Возмещение материальных затрат, связанных с поездкой в случае командирования работника осуществляется согласно п. 168 ТК РФ и Положения№749.

При служебных поездках работодатель своими локальными правовыми актами определяет порядок, размеры, сроки выплаты компенсации денежных расходов, связанных с выполнением работы в пути или вне места жительства.

3. Рабочий график командированного сотрудника может не совпадать с графиком работы организации, куда он направлен для выполнения служебного задания.

При исполнении поручения в свой день отдыха, командированному сотруднику компенсируется выходной оплатой в двукратном размере или предоставлением отдыха в другое время по желанию работника.

Во время служебных поездок сотрудники свои трудовые обязанности исполняют согласно режиму работы основного предприятия.

4. В случае необходимости командированный сотрудник может выехать в поездку или вернуться из нее в свой выходной или нерабочий по закону (праздничный) день, которые также входят в срок командировки.

Работники, трудовые обязанности, выполняющие в пути или при разъездном характере работ, отдыхают согласно графику.

5. За все дни командировки оплату труда сотрудник получает из расчета среднего заработка.

Работники, выполняющие свои обязанности в пути или имея разъезжая по различным объектам, заработную плату получают в зависимости от действующей в организации системы оплаты.

6. В командировку только с их согласия, могут быть направлены следующие категории работников:

женщины, имеющие деток, возрастом до трех лет;
одинокие мать или отец, воспитывающие ребенка до 5 лет без участия второго супруга, или ребенка, признанного инвалидом;
сотрудники, ухаживающие за близким родственником, в соответствии с медицинским заключением;
аналогичными правами пользуются опекуны, попечители, усыновители;
инвалиды, имеющие частичную утрату трудоспособности и способные работать в определенных условиях.

Например, ничто не мешает мамочке, имеющей ребенка до 5 лет работать курьером.

Автор

vseotrude

Мы подготовили для Вас еще статьи

Заявление на командировку: образец

Расчет среднего заработка для командировочных

Приказ о направлении в командировку

Командировка на личном транспорте: какие документы?

Если физическое лицо, которое работает по договору гражданско–правового характера, направляется в командировку, то, как бы это уже не является служебной командировкой, потому как служебные командировки возникают только если между предприятием и физическим лицом отношения регулируются трудовым кодексом (есть трудовой договор). Поэтому если работник по гражданско–правовому договору подряда (по поручению) направляется в командировку, то оплата этих расходов физическому лицу является не возмещением расходов сотрудников, а вознаграждением по договору (компенсацией издержек). Статья 166 ТК РФ устанавливает, что помимо командировок работники могут быть направлены в служебные поездки. Установлено, что сотрудникам, работа которых постоянно осуществляется в пути (носит разъездной характер), а также тем, кто трудится в полевых условиях и участвует в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы по проезду и расходы по найму жилого помещения, и дополнительные расходы, связанные с проживанием (ст. 168.1 ТК РФ). Этот порядок возмещения расходов может устанавливаться как в трудовом договоре работника, так и в любых других локальных нормативных актах. Эти расходы не могут быть учтены при налогообложении прибыли, поскольку служебная поездка командировкой не считается. Однако данные расходы можно учесть, применив нормы п. 25 ст. 255 НК РФ, там сказано, что можно уменьшать налогооблагаемую прибыль на расходы на оплату труда. То есть в трудовом договоре (в коллективном договоре) необходимо прописать, что это расходы, связаны с оплатой труда».
Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), служебными командировками не признаются. Это касается, например, курьеров и водителей. Только если у курьеров поездки совершаются в течение рабочего дня в пределах населенного пункта и влияют только на стоимость проезда, то в случае с водителями-альнобойщиками добавляется еще и стоимость проживания, питания и иных необходимых расходов, производимых в пути. В таких случаях водителям должна выплачиваться надбавка к месячному должностному окладу (тарифной ставке) за сутки работы в пути. Она является составной частью оплаты труда и облагается НДФЛ и ЕСН (письмо ФНС России № 04-1-02/59@ от 1 февраля 2006 г.). Организации, компенсируя производимые работниками расходы, увеличивают свои расходы на оплату труда с одновременным исчислением всех налогов, уплачиваемых с зарплаты.
С октября 2006 года изменен Трудовой кодекс РФ (Закон № 90-ФЗ от 30 июня 2006 г.). Одно из существенных изменений - это возможность возмещения расходов сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), а также работающих в полевых условиях (участвующих в работах экспедиционного характера) (ст.168.1 ТК РФ). Работодатель возмещает этой категории лиц те же виды расходов, что и командируемым: проезд, проживание, суточные и иные расходы, производимые с ведома и разрешения работодателя.
Порядок и размер возмещения определяется коллективным договором (локальным нормативным актом), эта норма распространяется на любые хозяйствующие субъекты. Порядок и размер возмещения расходов может устанавливаться соглашениями (трудовым договором). Такой нормы не установлено даже для командировок, и работодатель может возмещать сотруднику его расходы, связанные с целью поездки. Разумеется, они должны быть документально подтверждены. Возмещение будет относиться к другим расходам, связанным с производством и реализацией в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В соответствии со ст. 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку, ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04. 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ), предусматривает, что этот срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Установление ограничения длительности командировки связано с тем, что нахождение работника в командировке на срок, превышающий установленный, приводит к невозможности исполнять свои трудовые обязанности в месте работы, указанном в трудовом договоре, поскольку фактически свои трудовые обязанности работник исполняет в месте командирования (письмо Минфина РФ № 03-04-06-01/1 от 12. 01. 2007 г.).
Согласно п. 14 Инструкции суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
День выезда в командировку и день приезда из командировки определяется согласно п. 7 Инструкции, и согласно этому пункту днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса (другого транспортного средства) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Также определяется день приезда работника на место постоянной работы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом) (ст. 168 ТК РФ).
Организация в своих локальных документах может установить размер суточных, при нахождении сотрудника в командировке, в любой сумме, например, большей (меньшей), чем это предусмотрено Постановлением Правительства РФ № 93 от 08.02.2002 г. Как известно, установленный норматив распространяется только на исчисление налога на прибыль, например, суточные учитываются в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Поэтому в случае установления в локальных документах организации суточных в большей сумме, чем предусмотрено Постановлением № 93, в целях налогообложения прибыли учитываются только суточные в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), суточные свыше 100 рублей налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
Расходы на наем жилого помещения за время нахождения в служебной командировке признаются в составе расходов, связанных с производством (реализацией), без ограничений по сумме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли признаются расходы, соответствующие критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ, по которым расходы должны быть документально подтверждены.
Документальным подтверждением найма жилого помещения, например у риэлторской фирмы, (физического лица) является договор найма.
По договору найма жилого помещения одна сторона - собственник жилого помещения (наймодатель) - обязуется предоставить другой стороне (нанимателю) жилое помещение за плату во владение и пользование для проживания в нем. Юридическим лицам жилое помещение может быть предоставлено во владение (пользование) на основе договора аренды (иного договора). Юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан (ст. 671 ГК РФ). Договор найма жилого помещения заключается в письменной форме (ст. 674 ГК РФ).
Если наймодателем является риэлторская фирма, то она, в соответствии с нормами главы 21 НК РФ, является плательщиком НДС, поэтому она должна выписать счет-фактуру и предоставить его командированному работнику для предъявления в бухгалтерию организации-работодателя. Подтверждающими документами, при оплате риэлторской фирме, является кассовый чек (банковские платежные документы в случае безналичного перечисления).
Если договор найма жилого помещения заключен c физическим лицом, подтверждающими документами будут являться договор найма и расчетные документы, подтверждающие факт оплаты (банковские платежные документы, подтверждающие факт перечисления денег).
Плата за найм квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана организацией в составе расходов в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина № 03-03-04/1/58 от 25 января 2006 г.). Расходы возмещаются командированному сотруднику по фактическим затратам, которые должны быть документально подтверждены.
Если работник не предъявил документы об оплате жилья за время командировки (нет договора найма квартиры или отсутствуют документы, подтверждающие факт оплаты), то работодатель не возмещает эти расходы командированному сотруднику. Работодатель на основании внутреннего локального документа, в соответствии с нормами трудового законодательства, может возместить эти расходы работнику, но в целях налогообложения прибыли эти суммы учитывать не должен, так как они не соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Э.С. МИТЮКОВА, к.э.н., генеральный директор Консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса»