Случаи нарушения грамматических норм в устной
деловой коммуникации и в языке деловых бумаг.
Специфика культуры письменной официально-деловой речи заключается в том, что она предполагает владение двумя нормами – текстовой и языковой.
Текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией, которая диктует выбор соответствующих документов и определяет семантическую и формальную организацию текста документа и его частей, т.е. регламентирует построение текста документа.
Выбор жанра документа (приказ, расписка, резюме и т.д.) обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов (отдельных необходимых элементов), расположение их в определенной последовательности, пространственное расположение.
Для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста. Текстовые нормы документа различают три степени жесткости:
1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:
а) набором элементов (реквизита);
б) их последовательностью;
в) их пространственным расположением.
Для него существуют особые бланки с необходимыми реквизитами. Это, например, доверенность, справка.
2. Образец–модель. Он дает бóльшую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста:
а) набор реквизитов;
б) их последовательность.
Это, например, деловое письмо, заявление.
3. Образец-схема. Характеризуется одним параметром – набором реквизитов. Например, объяснительная записка.
К языковым нормам документа относятся точность, логичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, для чего используются готовые речевые формы, клише. В тексте не должно быть эмоциональности, субъективности, оценочности и разговорности.
Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.
Важное требование, предъявляемое к деловой речи, – соблюдение норм современного русского литературного языка. О лексических нормах и случаях их нарушения уже шла речь в теме второй «Культура речи и стилистика». Остановимся на типичных случаях нарушения грамматических норм в устной деловой коммуникации и языке деловых бумаг.
Грамматические нормы подразделяются на морфологические (образование форм различных частей речи) и синтаксические (образование синтаксических единиц). Нарушение последних связано обычно с несоблюдением порядка слов в предложении, незнанием правил согласования и управления, а также правил использования причастных и деепричастных оборотов. В ситуациях устного делового общения, в деловых бумагах и документах типичными являются следующие случаи нарушения грамматических норм :
Неправильное употребление падежей . Наиболее частотным является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Ошибочными являются такие конструкции, как сообразно имеющихся знаний, меры, предпринимаемые в отношении Иванова И.И., согласно приказа, благодаря принятых мер, вопреки обещания. Надо писать сообразно имеющимся знаниям, меры, предпринимаемые в отношении к Иванову И.И., согласно приказу, благодаря принятым мерам, вопреки обещанию (Дат. п.).
Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.
Ошибки при употреблении несклоняемых существительных . Род несклоняемых существительных определяется по значению слова, связанному в большинстве случаев с понятием одушевленности / неодушевленности: твой протеже – твоя протеже. Иногда род несклоняемого существительного определяется по роду слова, которое является для таких существительных общим и склоняемым: Тбилиси – м.р. (город); Миссисипи – ж.р. (река).
Род сложносокращенных несклоняемых существительных зависит, как правило, от рода опорного слова словосочетания: ООН – ж.р. (Организация Объединенных Наций); МИИТ – м.р. (Московский институт инженеров железнодорожного транспорта).
Ошибки при употреблении сложносоставных существительных . Такие существительные могут быть одушевленными и неодушевленными: конференц-зал, генерал-губернатор, женщина–космонавт. У одушевленных существительных род определяется по слову, указывающему на пол лица: женщина-космонавт – ж.р. ; у неодушевленных существительных род определяется по роду первого слова: музей-квартира – м.р.; школа-интернат – ж.р.
Если составное существительное имеет в своем составе несклоняемое существительное, то род определяется по роду склоняемого слова: шкаф-купе – м.р.
Ошибки при склонении имен собственных . Следует помнить, что не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о (Шило, Сметана ); не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ко (-енко), -ово (Седых, Долгих, Шевченко, Дурново, Живаго). Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я (творчество Кафки, песни Окуджавы). Русские и иноязычные фамилии на согласный звук склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре: заявление Александра Тодчука, письмо Анны Тодчук, просьба супругов Тодчук.
К неизменяемым именам собственным относятся иноязычные существительные с основой на гласный: Онтарио, Сочи, Гессе, Рабле ; иноязычные женские имена с основой на твердый согласный: Кармен, Элен, Эдит ; названия–аббревиатуры, образованные сложением первых букв: РГПУ, ЧТЗ и др., а также образованные сложением первых звуков, если последний – гласный: МГИМО, МИСИ.
Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных . В официально-деловой речи краткие формы имен прилагательных в функции сказуемых более употребительны, чем полные. Полные формы ощущаются как разговорные и даже просторечные: Изменение графиков отпусков сотрудников нежелательное (более уместно: нежелательно ).
Ошибки при употреблении числительных . Несклонение или неполное склонение сложных и составных количественных числительных в устной речи является нарушением общелитературной нормы: Депутат встретился с пятьсот шестьдесят шестью представителями избирателей округа (правильно: с пятьюстами шестьюдесятью шестью ).
Если у существительного нет формы единственного числа (сутки, ясли, ножницы и т.п. ), а составное числительное оканчивается на 2, 3, 4 и требует после себя род.п., ед. ч., следует пользоваться синонимичным выражение с заменой существительного или вставкой другого слова для изменения падежа и числа: Я был в командировке двадцать три дня (слово сутки заменили словом день ) или Я был в командировке в течение двадцати трех суток .
При склонении составных порядковых числительных изменяется только последнее слово, являющееся простым порядковым числительным, а остальные слова – простые порядковые числительные – остаются неизменными: одна тысяча семьсот девятый; две тысячи (род. п.) восьмой.
Наибольшее количество ошибок возникает при употреблении собирательных числительных. Следует помнить, что собирательные числительные не сочетаются с неодушевленными именами существительными и существительными, обозначающими лиц женского пола и названия животных, кроме детенышей. Ошибочными являются словосочетания трое работниц, семеро волков.
Нарушение правил употребления деепричастных оборотов . Следует помнить, что в документах деепричастным оборотом следует начинать фразу. Например: Учитывая…; Считая…; Принимая во внимание…; Руководствуясь… и т.п.
Кроме того, составители деловых бумаг часто забывают (или не знают), что в предложении с деепричастным оборотом оба действия – главное, выраженное сказуемым, и добавочное, выраженное деепричастием, - должны осуществляться одним и тем же лицом – подлежащим: Выяснив, что объем производства уменьшился, возникает вопрос о причине этого. (Правильный вариант: Выяснив, что объем производства уменьшился, задумались / поставили вопрос о причине этого. )
Деепричастный оборот не употребляется, если действие, выраженное сказуемым, и действие, выраженное деепричастием, относятся к разным лицам: Глядя на то , как игнорируются приказы руководства, возникает резонная мысль о необходимости немедленно изменить эту ситуацию. (Исправленный вариант: Когда видишь, как игнорируются приказы руководства, возникает резонная мысль о необходимости немедленно изменить эту ситуацию. )
Нельзя использовать деепричастный оборот и в безличных предложениях, где нет ни логического, ни грамматического подлежащего, при отсутствии неопределенной формы глагола: Получив предписание, уже было слишком поздно. (Правильно: Когда получили предписание, уже было слишком поздно. Или: Предписание получили слишком поздно .)
Деепричастный оборот не употребляется и в тех случаях, когда предложение представляет собой пассивную конструкцию (субъект действия пассивной конструкции не совпадает с субъектом действия в деепричастном обороте): Проанализировав деятельность предприятия, были сделаны следующие выводы… (Правильно: Проанализировав деятельность предприятия, сделали следующие выводы… ).
Неправильное использование предлогов . В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии, постановление о кадрах и т.п. ), однако наблюдаются случаи злоупотребления этим предлогом: Директор завода отметил о важности поставленной задачи (надо: отметил важность ).
Следует также знать, что конструкции с предлогом по (в значении «после») требуют употребления существительного в форме предложного падежа: По истечении указанного срока можно будет снова вернуться к этому вопросу. Вход в лабораторию только по предъявлении пропуска .
Предлоги благодаря, согласно, вопреки сочетаются с существительными в дательном падеже: благодаря удачной работе .
Имеют место и ошибки, связанные с неправильным написанием предлогов в течение, в продолжение, вследствие, ввиду (в течение всего срока действия; в продолжение месяца; вследствие болезни; ввиду отсутствия).
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении . В письменной речи (в отличие от устной) информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, и, следовательно, самое существенное, то, ради чего и создается предложение, должно располагаться в конце его. В фразе «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию» непонятно – расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. Это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки на продукцию уточняются в конце года.
Таковы некоторые ошибки, наиболее часто встречающиеся в ситуациях устного делового общения, а также в деловых бумагах и служебных документах.
ГЕРМАНСКИЕ ЯЗЫКИ
ТЕКСТОВЫЕ И ЯЗЫКОВЫЕ НОРМЫ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Н.В. Алонцева, С.Б. Томашевич
Кафедра иностранных языков Филологический факультет Российский университет дружбы народов ул. Миклухо-Маклая, 6, Москва, Россия, 117198
В статье анализируются лексические, грамматические и стилистические особенности официально-деловых текстов; определяются основные стилистические черты данных текстов.
Ключевые слова: официально-деловые документы, лингвистические особенности, унификация, точность, логичность, лаконичность.
Официально-деловая речь обслуживает сферу сугубо официальных отношений, и тексты, функционирующие в официальном формате, отражают положение дел в правовой и административной сферах. Официально-деловой способ изложения находит применение в административно-канцелярской документации, законодательных актах, дипломатических документах.
В своей совокупности документы выступают в качестве средства управления поведением человека, коллектива, организации и регламентирования общественных, государственных актов и действий. Особая прагматика официально-деловых текстов проявляется в обязательном взаимодействии прямой и обратной связи по схеме: директива - исполнение, устав - выполнение, резолюция - последующая реализация, деловое письмо - ответ, заявление - реакция.
Тексты официально-деловых документов отличаются унификацией, стандартизацией, точностью, логичностью, лаконичностью. Как известно, унификация - это приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме. «Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Смысловая точность и стандартизация официально-деловых текстов достигается посредством корректного использования слов, форм и конст-
рукций, которые наиболее адекватно выражают нужное значение и которые невозможно заменить другими лексическими единицами, грамматическими формами, конструкциями. «Точность изложения присуща практически любому формату общения» . Однако для официально-деловых документов соблюдение точности является особенно важным. Точность официально-деловой документации - это точность словоупотребления, конкретность содержания при абстрактности, типизированности, «штампованности» средств выражения.
Стандартизация проявляется в официально-логическом способе изложения, точнее, в строгой формально-языковой организации текстовой структуры документов, именуемой в стилистике «узуально-стилевым комплексом» . Вся структура официально-делового текста, или композиция - это последовательность расположения его составных частей - аспектов, различия между которыми сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц (далее - ЯЕ) в контексте документа. При этом значимость имеют и способы связей предложений и частей в тексте (лексические, морфологические, синтаксические), т.к. только во взаимодействии средства языка и способы связей составляют узуально-стилевой комплекс, или план выражения рассматриваемых текстов. Кроме того, стандартизация предполагает соблюдение дистанции между партнерами по коммуникации - отправителем и адресатом деловой информации - в императивно-волевой тональности, чем определяются социально-ролевые отношения партнеров. Иерархия этих отношений такова, что содержательная информация текстов, отмеченная у отправителя волевым началом, предписывает адресату необходимость соответствующего действия или поведения. Стандартизация и обязательность придают тексту характер официально-делового документа и переводят с его помощью человеческие отношения в деловое общение.
Исследуемая в статье официально-деловая документация соотносится с определенной сферой общественной деятельности, «ведающей внутри государства межгосударственными отношениями» , обладает своими текстовыми нормами в соответствии с видом документа данной сферы. Цель, тематика и направленность информационного содержания текста документа приобретают свое адекватное оформление в зависимости от типа. Поэтому, как отмечают лингвисты, интерпретация содержания невозможна без изучения внутренней и внешней формы текста в плане характерных для него языковых средств использования, т.е. типов языковых единиц, отражающих специфические субъектно-объектные отношения, пространственные и временные признаки. Формально-логический способ выстраивания информации, характерный для официально-деловых документов, базируется на отборе языковых средств, способных обеспечивать содержательную сторону того или иного вида документа. Экстралингвистические факторы (цель, тематика документа, его направленность и т.д.) требуют отбора таких языковых средств, которые обеспечили бы полноту содержания того или иного вида документа.
Международная документация разграничивается по функциям: 1) информативные документы: меморандумы, записки, отчеты, сообщения, заявления, доклады, обзоры, рабочие документы сессий; 2) регламентирующие документы: уставы, конституции, правила процедур, конвенции, договоры (письма-договоры, ноты-договоры), акты, пакты, соглашения, кодексы; 3) итоговые документы: резолюции, декларации; 4) резюмирующие документы: протоколы заседаний, резюме прений .
Нереально полагать, что текст каждого документа должен иметь только свои, т.е. специфические для него языковые средства. В действительности могут прослеживаться лишь отдельные закономерности в употреблении той или иной лексики, предпочтении каких-то грамматических форм, оборотов, конструкций, в количественных пропорциях и т.д. .
С целью выявления языковых средств, используемых в официально-деловых текстах для фиксации соглашений сторон об установлении каких-либо отношений и регулирования этих отношений, нами были проанализированы 1000 текстов международных договоров (резолюций - 700, конвенций - 300). Общий объем проанализированного фактического материала составил свыше 6000 страниц.
Проведенный нами языковой анализ текстов на английском и русском языках позволяет сделать следующий вывод: в официально-деловых текстах используется общеупотребительная, специальная (под специальной лексикой в данной статье понимается лексика, имеющая закрепленный вариант в официально-деловых текстах на английском и русском языках), а также собственно терминологическая лексика. Общеупотребительная лексика (to take into account - принять во внимание, with a view to - с целью, in accordance with - в соответствии с, a great deal of - много) преобладает над специальной (undersigned plenipotentiaries - полномочные представители, equally authentic - равно аутентичный, denounce - денонсировать) и собственно терминологической (offer - оферта, financial contribution - финансовый вклад, immovable and movable property - недвижимое и движимое имущество, trust territory - территория, находящаяся под опекой). Эмоционально окрашенная книжная лексика используется для придания тексту характера директивности и официальной патетичности и торжественности. Например: Aware that the task of the United Nations to save future generations from the scourge of war requires transformations towards a culture of peace... Сознавая, что задача Организации Объединенных Наций избавить грядущие поколения от бедствий войны требует перехода к культуре мира... «Разговорная же лексика в целом для данных текстов неприемлема» . Эмоционально окрашенная лексика в целом не характерна для международных договоров, хотя этот лексический слой (придающий документам торжественность и значимость) используется в некоторых типах документов. Например, в преамбулах уставов (устав ООН, др.): We, the peoples of the United Nations, determined to save succeeding generations from the scourge of war, which twice in our lifetime has brought untold sorrow to mankind, and to reaffirm faith in fundamental human rights, in the dignity and worth of the human person, in the equal rights of men and women and of nations large
and small... Мы, народы Объединенных Наций, преисполнены решимости избавить грядущие поколения от бедствий войны, дважды в нашей жизни принесшей человечеству невыразимое горе, и вновь утвердить веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности, в равноправие мужчин и женщин и в равенство прав больших и малых наций...
Специальная лексика придает международным документам официальность, строгость, однозначность и стереотипность. В документах специальная лексика может быть представлена следующими тематическими группами: полное и точное название документа (resolution - резолюция, declaration - декларация); название органов, принимающих международный договор (General Assembly - Генеральная Ассамблея, Security Council - Совет Безопасности); лексика, связанная с заключением договора, его подписанием, ратификацией, парафированием, вступлением в силу (equally authentic - равно аутентичные, enter into force - вступать в силу, instrument of ratification or accession - ратификационная грамота или документ о присоединении); начальные слова, вводящие логический контекст (acknowledging - отмечая, bearing in mind - принимая во внимание, convinced - будучи убежден(а), deeply regretting - выражая глубокое сожаление, calls upon - призывает, reiterates - вновь подтверждает, stresses - подчеркивает). Следует отметить, что специальная лексика оформляет фон международных документов и всегда употребляется в номинативном значении.
Терминологическая лексика в различных типах документов представлена неодинаково. Более широкое применение она получает в информативных текстах (доклад, отчет) и в регламентирующих текстах (конвенции). Наименьшее применение - в уставах, правилах процедуры, резолюциях и декларациях. Следует отметить, что частотность потребления терминологической лексики в самих регламентирующих документах также зависит от типа документа: в конвенциях терминология представлена наибольшим числом, а в уставах ее использование ограничено.
Одна из главных особенностей употребления терминологической лексики в регламентирующих документах - разнообразие научно-технических терминов в договорных текстах. Причина этого явления кроется в увеличении количества международных договоров по вопросам, касающимся ядерной физики, квантовой механики, онкологии, кибернетики; охраны окружающей среды. Например: legal proceedings, судебное разбирательство; trust territory, подопечная территория; financial resources, денежные ресурсы и т.д.
Широко используются в текстах международных документов латинские (contra pacem, inter alia, ipso jure, par passu, pro rata) и французские (compromis d"arbitrage, charge d"affaires, voir dire) заимствования. Сохранение и употребление их в текстах связано с традициями, сложившимися в ходе развития истории заключения международных договоров. Латинский язык широко использовался в средние века, французский язык - с конца XV в. Употребление латинских и французских выражений в большей степени зависит от тематики рассматриваемого вопроса, чем от типа документа. В юридических и торгово-экономических документах по-
добные заимствования употребляются чаще, чем в документах, посвященных научно-техническим либо политическим вопросам. Например: The model legislation could contain provisions to provide for jurisdiction, inter alia... Типовое законодательство могло бы содержать положения, предусматривающие наличие юрисдикции, позволяющей, inter alia... Использование заимствований придает документам особую официальность. Они употребляются в документах «как клише, как единое целое, иногда инородное по природе» . При сравнении аутентичных текстов на английском и русском языках обнаруживаются разные способы передачи данных заимствований: 1) полное сохранение в русском языке: ad hoc committee - ad hoc комитет, ex-gratia payment - выплата ex-gratia; 2) транслитерация: ad valorem duties - адвалерные пошлины; 3) перевод: - right in persona - относительное право, right in rem - абсолютное право.
Следует отметить, что в текстах международных договоров широко используются сокращения, которые упрощают репрезентацию материала и помогают читателю лучше воспринимать и осмысливать главную мысль в документе. В случае заимствования из иностранного языка русское сокращение представляет собой транслитерацию иностранной аббревиатуры. Например: ФАО (Продовольственная и сельскохозяйственная организация) - FAO (Food and Agricultural Organization). Сокращение также может быть образовано от русского эквивалентного названия, например: ВОИС (Всемирная организация интеллектуальной собственности) - WIPO (World Intellectual Property Organization), MOT (Международная организация труда) - ILO (International Labour Organization).
Качественное изменение общественной жизни и процесса управления ведет к увеличению объема и количества официально-деловой документации. Вследствие этого использование в документах лексико-грамматических единиц с «учетом особенностей официально-деловой речи ведет к уменьшению количества неясностей и разночтений в текстах этих документов» .
ЛИТЕРАТУРА
Алонцева Н.В. Лексико-грамматические особенности дипломатических текстов официально-делового стиля // Вестн. Мин. гос. лингвист. ун-та. Сер. 1. Филология. - 2003. - № 11. - С. 7-15.
Алонцева Н.В. Формирование у студентов-юристов учебно-профессиональной компетенции на английском языке // Вестник РУДН. Серия «Вопросы образования: Язык и специальность». - 2008. - № 2. - С. 76-82.
Винокур Т.Г. Употребление языка как основной предмет стилистики // Стилистика русского языка: Жанрово-коммуникативный. аспект стилистики текста / В.Н. Виноградова, Т.Г. Винокур, Л.И. Еремина и др.; Отв. ред. А.Н. Кожин. - М.: Наука, 1987. - С. 18-27.
Ермошин Ю.А. Обучение специалистов в области международных отношений профессиональному дискурсу (жанр официальных публичных выступлений): дисс. ... канд. пед. наук. - М., 2010.
Калюжная В.В. Стиль англоязычных документов международных организаций. - Киев: Наук. думка, 1982.
Петрищева Е.Ф. Функциональная и стилистическая дифференциация речи. Стилистика рус. яз., 1987.
Вестннк Py^H, cepua numeucmuKa, 2012, № 1
TEXTUAL AND LINGUISTIC NORMS OF OFFICIAL DOCUMENTS
N.V. Alontseva, S.B. Tomashevich
Chair of Foreign Languages Faculty of Philology Peoples" Friendship University of Russia Mikluho-Maklaya str., 6, Moscow, Russia, 117198
The article focuses on the lexical, grammatical and stylistic features of the official texts. The main stylistic features of the official texts are determined.
Key words: official documents, linguistic peculiarities, unification, accuracy, consistency, laconism.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 12
Пишите и говорите правильно. Грамматические нормы официально-делового стиля
Работа с документами - прежде всего это работа с текстом. Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить фразы и формулировать законченные предложения. При составлении текстов документов может возникать ряд трудностей. Они связаны с выбором слова и его грамматической формой, а также с построением словосочетания и предложения. Для того, чтобы не создавать деловых документов, за которые потом придется краснеть, составитель должен соблюдать определенные правила.
Определение стиля языка зависит от объема самого понятия "язык", а также от центрального понятия - "языковая норма". Если нормой признается литературно правильная речь, то стиль определяется как разновидность литературного языка. Соответственно формируется и классификация стилей языка: под нейтральным пластом языка понимается общая часть всех стилей, с которой в различной пропорции соединяются в каждом стиле "отмеченные" стилистические средства.
Словарь кадрового делопроизводства. Стиль языка - это разновидность языка, используемая в какой-либо типичной социальной ситуации - в быту, в семье, в официально-деловой сфере и т.д. - и отличающаяся от других разновидностей того же языка чертами лексики, грамматики, фонетики.
Грамматические нормы, используемые в официально-деловом стиле языка, делятся на морфологические и синтаксические:
Морфологические нормы требуют правильного образования грамматических форм слов разных частей речи (род, число существительного, краткие формы и степени сравнения прилагательных и др.);
Синтаксические нормы предписывают правильное построение основных синтаксических единиц - словосочетаний и предложений.
К основным проблемам употребления морфологических норм относятся:
1. Ошибки, связанные с неправильным согласованием определений.
Если определение относится к имении существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом ("наш счет-фактура"), которое обычно стоит на первом месте (исключение, например: "указаны дебет-ноты", "ваша кредит-нота").
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа "сотрудник фирмы Т. Иванова", определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: "наш сотрудник фирмы Т. Иванова".
Если определение выражено причастием, то оно согласуется с личным именем: "принимавшая участие в переговорах наш сотрудник Т. Иванова".
2. Ошибки, связанные с неправильным употреблением полных и кратких форм имен прилагательных.
Краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы (в именительном падеже) в таких текстах воспринимаются как разговорные и даже просторечные, например "Ваши претензии обоснованные и справедливые" вместо: "Ваши претензии обоснованны и справедливы".
При употреблении кратких форм прилагательных на - ен и - енен в официально-деловой речи предпочтение отдается форме на - енен ("ответственен за качество продукции").
3. Варианты падежных форм существительных.
Формы именительного падежа единственного числа. Формы на - а (-я) имеют часто разговорную или профессиональную окраску, тогда как формы на - ы (-и) более нейтральны и для большинства слов являются нормативными. Однако целый ряд существительных оканчивается на ударные - а (-я), например: адреса, края. В наши дни интенсивный рост форм на - а (-я) продолжается, употребление некоторых из них в литературной речи ненормативно.
При выборе одной из дублетных форм нужно принимать во внимание целый ряд факторов. Главные из них следующие.
Структура слова и место ударения:
А (-я) - это окончание имеют, как правило, односложные слова и слова, имеющие в единственном числе ударение на первом слоге: лес - леса, вечер - вечера;
Ы (-и) - к этому окончанию тяготеют многосложные (и некоторые трехсложные) слова с ударением на среднем слоге: библиотекарь - библиотекари;
Формы на - ы (-и) предпочитают и слова с ударением на конечном слоге.
Происхождение слова:
Слова французского происхождения (с ударным суффиксом - ер (-ёр) и слова латинского происхождения на - тор, обозначающие неодушевленные предметы, имеют чаще всего окончание - ы (-и): конденсатор - конденсаторы;
Слова латинского происхождения на - тор, обозначающие одушевленные предметы, имеют в одном случае - а (-я): директора, доктора, профессора, а в других - ы (-и): авторы, инструкторы. Формы на - а (-я) образуются от слов широкого распространения, утративших книжный характер, а формы на - ы (-и) остаются в словах, сохраняющих книжный оттенок: доктора, но - лекторы.
4. Ошибки, связанные с неправильным употреблением имен числительных.
Официально-деловая письменная речь требует, чтобы все количественные числительные склонялись, при этом должны изменяться все части сложных и составных числительных, например, "Мы получили более двухсот сорока предложений". В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного): недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах. В творительном падеже: с двумястами рублями. Слово "тысяча" чаще всего управляет существительным, например "расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей".
В составных числительных склоняются все части, например "серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами", "груз весом в тысячу пятьсот тонн", но: "в тысяча девятьсот тридцатом году".
В порядковых числительных склоняется последний компонент. Поэтому "двух тысяч второй" - неправильно. Надо: "две тысячи второй". Поэтому: "вот-вот наступит две тысячи девятый год".
Как правильно "полторы сутки" или "полтора суток"?
Слова "полтора" не согласуется с существительными, употребляющимися только во множественном числе: если несколько, то уже не полтора. Логично изменить лексику или синтаксис фразы, сохранив смысл: "полтора дня", "свыше полутора суток".
5. Использование предлогов.
Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи, из-за, по причине, благодаря. Какой предпочесть из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:
Ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: "ввиду предстоящего проведения конференции";
Вследствие - чаще о совершившемся факте: "прошу предоставить отпуск вследствие болезни";
Благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: "мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства". Производный предлог "благодаря" вносит положительную окраску во фразу, поэтому не соотносится со словами в роде: ссора, (благодаря ссоре), война, чума и т.п. Предлоги "благодаря", "согласно", "вопреки" требуют постановки существительного в форме дательного падежа: "согласно распоряжению".
Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже. Нельзя говорить: "согласно нижеприведенного перечня", "согласно вашего запроса". Надо: "согласно нижеприведенному перечню", "согласно вашему запросу" (существительные в дательном падеже).
6. Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах:
Идентичный чему-либо - сходный с чем-либо - близкий к чему-либо;
Обращать внимание на что-либо - уделять внимание чему-либо;
Опираться на что-либо - базироваться на чем-либо;
Основываться на чем-либо - обосновывать чем-либо;
Отзыв о чем-либо - рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо);
Превосходство над чем-либо - преимущество перед чем-либо;
Препятствовать чему-либо - тормозить что-либо;
Уплатить за что-либо - платить что-либо.
Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста.
Примечание. Чтобы текст был понятным и убедительным, надо правильно употреблять словосочетания и строить предложения.
Примечание. Официально-деловой стиль - это четкость и последовательность изложения материала.
Литература
1. Мурашев А., Руфецкий В. Культура речи. - Москва - Воронеж, 2004.
2. Розенталь Д., Теленкова М. Словарь трудностей русского языка. - М., 1999.
3. Кузнецова Т. Составление и оформление служебных документов. - М., 1998.
4. Справочник-практикум "Культура устной и письменной речи делового человека". - М., 2006.
5. Федосюк М., Ладыженская Т., Михайлова О., Николина Н. Русский язык для студентов-нефилологов. - М., 1999.
В.Бостынец
Ст. преподаватель
кафедры документоведения
и документационного
обеспечения управления
Подписано в печать
Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:
- 1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;
- 2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности);
- 3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.
Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи, тем более что номинативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.
На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).
Рассмотрим некоторые из них.
Создание нормативной базы для организации собственников жилья.
Организация - 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.
Слово «Организация» использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается не для того, чтобы собственники жилья «организовывались», а для того, чтобы они «появлялись», в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное «появление» вместо «организация».
Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.
Элемент - компонент, составная часть чего-либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества Красивова А.Н. Деловой русский язык. Учебно-практическое пособие. М., 1999. С. 27..
Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во-вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости,
И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон. Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.
Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.
Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям. Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы - настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.
Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как не различение слов-паронимов, речевая избыточность Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 64..
Паронимы - это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова:
гарантийный - гарантированный, эффектный - эффективный, экономный - экономичный, страховщик - страхователь и т.д.
Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:
Представить
- 1) предъявить, сообщить (представить список сотрудников, представить доказательства);
- 2) познакомить с кем-либо (представить коллективу нового работника);
- 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) (представить к очередному званию);
- 4) составить, обнаружить (представить значительную ценность).
Плеоназмом (от гр. pleonasmos - переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество - совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант - справочник, список цен на продукцию).
Другой вид речевой избыточности - тавтология (от гр. tautologia от tauto - то же самое + logos - слово) - неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте. Говоря об особенностях текстовой организации документов, мы уже говорили как об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 65..
Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки.
Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них - грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно-письменных стилях речи, другие - в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле и шире - в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.
Они многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а /-я вместо нормативных на -ы /-и:
Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:
- 1) названия парных предметов - ботинок, сапог, чулок (но носков);
- 2) названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);
- 3) названия воинских групп (солдат, кадет, партизан);
- 4) названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов).
Предложные сочетания с временным значением - «после чего-нибудь» (род. п.) - пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по» Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 66-67..
Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце - я (ред. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.
Обосновать - что? чем?; удостоить - кого? чего?; наградить - кого? чем?
Базировать свои выводы на расчетах. Обосновывать свои выводы расчетами.
Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.
Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования.
Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. Например:
Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах... (в пределах чего?) Красивова А.Н. Деловой русский язык. Учебно-практическое пособие. М., 1999. С. 31.
Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только, но и; как..., так и...; если..., то; такой же... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.
Когда мы говорим о логике, мы должны разделять логику действительности, логику мысли и логику речевого выражения.
Логичность мысли выражается в верности отражения фактов действительности и их связей (общее единичное, причина следствие), в обоснованности утверждений, их доказательности.
Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в неправильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты.
К нарушениям речевой логики, или логическим ошибкам, относятся ошибки в использовании терминов и терминированных сочетаний (так, в коммерческой документации часто путаются понятия: «стоимость», «цена», «расценка»), нарушения релевантности высказывания (речевая неполнота или избыточность, отклонение от темы), нарушения смысловых связей между компонентами высказывания и пр.
Любое нарушение логической структуры высказывания предопределяет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение - однозначно руководить действиями людей. Функция волеизъявления и текстовая организация документа.
Документы - это тексты, в которых закрепляется акт волеизъявления: приказ, распоряжение, закон, просьба и т.п., в основе своей они представляют действие или модель поведения, которая предписывается какому-то лицу или группе лиц Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 68..
Иллокутивный акт, т.е. действие, которое говорящий осуществляет с помощью высказывания, представляет собой приказ, предложение, заявление, подтверждение, просьбу, заверение, благодарность и т.п. Эти речевые действия выражаются особыми глаголами - перформативами, определяющими не только тематику, но и структуру высказывания. Напоминаю Вам о том, что. Просим продать. Прошу подтвердить.
Иллокутивный акт представляет собой предложение, развертывающееся по определенной схеме, обусловленной лексико-грамматическими свойствами перформатива.
Так, особенность текстовой организации приказов, постановлений и распоряжений заключается в том, что их текст - это одно развернутое предложение директивного характера. Нанизывание пунктов, представляющих собой инфинитивные конструкции, определено перформативами с директивной семантикой: приказываю, постановляю, предлагаю
Открытость для структурных доработок и добавлений создает своеобразие текстовой организации этих жанров ОРД. По композиционным особенностям во многом сходны с упомянутыми жанрами ОРД служебные записки, докладные записки, деловые письма, заявления, так как в основе их также лежат иллокутивные акты Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 70..
Другой композиционный принцип демонстрирует тексты законов, правил, расписаний, лицензий, договоров, в которых композиционной основой является предписываемая модель поведения. Такие тексты дробятся на главы, разделы, параграфы, части, пункты, подпункты, в которых модель поведения рассматривается с различной степенью обобщенности-конкретности.
В отличие от коротких (чаще всего в одну страницу) текстов документов с открытой функцией волеизъявления, перечисленные жанры законных и подзаконных актов это тексты объемные, насчитывающие до нескольких десятков тысяч слов. Композиционная организация их, соответственно, сложнее.
Документ - это текст, рассчитанный на неоднократное вдумчивое чтение, изучение его. Прежде всего, это относится к текстам упомянутой группы документов. Сложность, иерархичность композиции не позволяет воспринять текст сразу. Необходимым в данном случае является поэтапное изучение и итоговое обдумывание документа.
Соблюдение всех языковых норм позволяет деловой письменной речи соответствовать таким качествам, как точность, чистота, ясность, логичность, которые, прежде всего, отличают жанры официально-делового стиля.
В сфере официально-делового общения наряду с языковыми, действуют и текстовые нормы , регламентирующие построение текста документа. Они определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.
!!! Не путайте текстовые нормы с языковыми. Для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, Для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. При этом важно отметить независимость одних норм от других: правильно построенный документ может содержать языковые ошибки и наоборот.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована.
Любой документ (текст официально-делового стиля) представляет собой совокупность неизменных элементов – реквизитов , набор которых определяется видом и назначением документа. В соответствии с ЕГСД применяются следующие реквизиты:
01 – изображение Государственного герба Российской Федерации;
02 – изображение герба субъекта Российской федерации;
03 – изображение эмблемы (товарного знака) предприятия (организации, учреждения);
04 – код предприятия (организации, учреждения);
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика;
07 – код формы документа;
08 – наименование предприятия, (организации, учреждения);
09 – справочные данные о предприятии, (организации, учреждении);
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – сведения об адресате;
16 – гриф утверждения документа;
17 - резолюция (обычно указывается на входящих документах, подлежащих контролю);
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле (указывается на входящих документах, подлежащих контролю);
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения (если оно есть);
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа (указывается для документов, которые должны быть согласованы с должностными лицами или предприятиями);
24 – оттиск печати предприятия;
25 – отметка о заверении копии документа;
26 – отметка об исполнителе документа;
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 – отметка о поступлении документа на предприятие;
29 – идентификатор электронной копии письма.
Конкретный тип документа обусловливает необходимость знания формы или схемы построения документа. Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема. Рассказывая о написании документа, опытные в деловой коммуникации люди используют оборот «составить документ ». Не написать, а именно составить, зная, какие элементы в каком месте текста будут функциональны.
Рассмотрим необходимый минимум информации об оформлении документов.
Типовой набор реквизитов и правила их оформления :
1) адресант – наименование отправителя документа (присутствует в заголовочной части текста (употребляется либо в именительном, либо в родительном падеже);
2) адресат (наименование учреждения в форме именительного падежа (что?), указание должности лица в форме дательного падежа (кому?), фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?);
3) дата (записывается арабскими цифрами из 6 или 8 знаков: число, месяц, год (например: 03. 05. 08 г . либо 03. 05. 2008 ). В финансовых или бухгалтерских документах – 03 мая 2008 г .);
4) наименование документа (пишется посередине строки с прописной буквы на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки. Наименование не указывается в деловых письмах);
5) подпись (в этот реквизит часто входит наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При этом инициалы проставляются перед фамилией (например: Коммерческий директор ООО «Темп» - Личная подпись – В. Н. Ефремов ).
6) Наиболее важными реквизитами документа считаются дата, номер, подпись, печать. Неправильное оформление даже одного реквизита в этом ряду может лишить документ юридической силы.
