Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.

Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.

Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.

Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.

Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.

Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.

На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по труд уКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37 . Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на . И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютс яп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 :

• сложившееся разделение труда между работниками;
• условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника »ст. 68 ТК РФ . Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

• есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ ;
• размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договор ест. 57 ТК РФ .

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, - законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров - пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочн оп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3- 4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

• <или> просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
• <или> указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных рабо тст. 59 ТК РФ .

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

ПРИКАЗ № 13-5
о повышении окладов и утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям:
- мастер производственного участка - 35 000 руб.;
- помощник мастера производственного участка - 28 000 руб.;
- технолог производственного участка - 38 000 руб.

2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому - указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.
Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» № 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.

И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Вычеркнуть из штатного расписания можно только вакантную должность

П.Р. Юдина, г. Пятигорск

Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?

ОБЪЯСНЯЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, захочет вернуться на работу до достижения ребенком возраста 3 лет, ее обязаны принять, даже если ее должность вычеркнута из штатного расписания.

: Ваши сомнения оправданны - «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.

При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельства хстатьи 256 , 261 ТК РФ . Эта должность считается занятой, даже если обязанности по ней возложены на других работников.

Индексировать отпускные надо, если повышались оклады всему штату

И.Б. Ланина, аудитор, г. Москва

Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные - с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?

: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирм ып. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 ). В зависимости от этого и действуйт еп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 :

• <если> оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
• <если> оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.

В штатном расписании могут быть вакантные должности

М.А. Пушкарева, г. Пушкин

У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера. Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?

: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.

Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:

• <или> приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
• <или> приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.

В штатном расписании ставится оклад в полном размере

С.Е. Хорошева, г. Санкт-Петербург

Мы берем двух заместителей директора. Но одного - на полную ставку, а второго - на полставки. Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину?

: В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом:

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация	Количество штатных единиц	Тарифная ставка, оклад, руб.	Надбавки, руб.			Всего в месяц (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...
Администрация	01	...	...	...	...	...	...	...	...
		Заместитель генерального директора	1,5	20 000	-	-	-	30 000	-

Или так:

условие об оплате пропорционально отработанному времени.

По одинаковым должностям не может быть разных окладов

Т.Д. Пашкевич, г. Москва

К нам сейчас выходит новый работник на вакантную должность специалиста. Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.
А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами?

: Нельз яПисьмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 . Обычно, если трудинспектор при проверке обнаруживает подобные расхождения, он штрафует за нарушение трудового законодательства и выдает предписание об установлении одинаковых окладов по одинаковым должностя мОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 14.11.2011 № 33-16864 .

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Установить разные оклады людям, работающим на одинаковых позициях, нельзя. Если какому-то работнику хочется платить больше, чем остальным на той же должности, можно либо переименовать его должность, либо установить ему какие-нибудь надбавки.

Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:

• <если> у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;
• <если> у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.

организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?

Штатное расписание образец заполнения

Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.

Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Штатное расписание организации (форма Т-3). Пример оформления

Что такое штатное расписание? Это бланк унифицированной формы, который используется с целью указания состава персонала организации и ее структуры. В данной статье рассмотрим все тонкости заполнения списка штатных единиц и его особенности.

Унифицированная форма штатного расписания Т-3

Начиная с 2013 года, на федеральном уровне было принято решение не использовать утвержденные формы для формирования некоторых кадровых документов. Организациям была предоставлена свобода в разработке своих собственных бланков штатного расписания.

Универсальная форма Т-3, тем не менее, является довольно удобным и уже ставшим привычным способом создания такого расписания. Помимо этого, данная форма включает в себя всю необходимую информацию. Таким образом, она продолжает использоваться во многих организациях. Образец штатного расписания будет представлен в данной статье.

Следует помнить, что унифицированная форма бланка была разработана и утверждена Госкомстатом еще в 2004 году. Таким образом, форма Т-3 штатного расписания представляет собой общепринятый образец для заполнения списка штатных должностей. В случае, если организация решает разработать свою форму, она все-равно возьмет за основу именно данный бланк как универсальный и практичный.

Сведения в форме Т-3

Что такое штатное расписание? Список должностей является обязательным внутренним нормативным документом, который должен присутствовать в любой организации, даже если это индивидуальный предприниматель. Перечень штатных должностей должен содержать следующие сведения:

1. Список подразделений в структуре организации.
2. Перечень специальностей, должностей и профессий с уточнением квалификации работника.
3. Информация о количестве единиц в штате.
4. Сведения о заработной плате, а именно: оклады и ставки по тарифам, надбавки, фонд оплаты труда, включая по организации в общем. Бланк штатного расписания должен быть на каждом предприятии.

Главная задача списка штатных единиц - идентификация численности персонала, структуры организации и объем фонда оплаты труда. Данный документ не должен содержать личные данные сотрудников и должностную расстановку.

Приказ о штатном расписании подписывает руководитель организации.

Штатный список (или так называемое штатное замещение) не регулируется нормативными документами. В отличие от штатного расписания, замещение не считается обязательным нормативным документом в организации, однако часто заполняется по умолчанию. Это можно объяснить тем, что оно дает возможность контролировать вакансии, а штатная единица при приеме сотрудника по совместительству может делиться несколькими работниками. Штатное замещение составляется, как правило, опираясь на штатное расписание, заполненное по форме Т-3. В него добавляется столбец, где отмечаются личные данные сотрудников. Штатное замещение хранится в организации 75 лет. Образец штатного расписания представлен ниже.

Код структурного подразделения

Заполнение формы по штатному расписанию может быть поручено практически любому сотруднику, работающему в организации. Оно должно быть заверено подписью руководителя организации, а также утверждено его приказом. Порядок, согласно которому производится утверждение данного документа, должен быть прописан в учредительных документах организации.

Впервые составленному штатному расписанию в 1С дается первый номер, а в дальнейшем используется сквозная нумерация. Обязательными данными, указанными в штатном расписании, считаются дата, когда оно было составлено, и дата начала его действия. Эти две даты могут быть разными. Также форма Т-3 штатного расписания организации предполагает указание срока действия перечня должностей, а также данных о приказе на его утверждение и количество единиц в организации.

Саму основную таблицу штатного расписания начинают, как правило, оформлять, указывая коды структурных подразделений организации. Чаще всего коды указываются в том порядке, который дает возможность установить иерархию и саму структуру организации в целом.

В случае, когда у организации имеются представительства и филиалы, это также учитывается в штатном расписании как структурное подразделение и вносится соответствующим образом. Если руководителю филиала предоставлено право на самостоятельное утверждение и изменение штатного расписания, оно составляется как часть документа по всей организации.

Заполнение основной таблицы

Третья графа должна содержать наименование должности в штатном расписании, специальности и сферы профессиональной деятельности. Указывать их нужно без использования сокращенных форм в именительном падеже. Работодатель определяет название профессии и должности. Однако, если работа относится к тяжелым условиям труда, а также предоставлению льгот, то при заполнении формы штатного расписания следует учитывать следующие документы:

Когда организация оформляет сотрудника с целью выполнения конкретного вида работ, а не для вступления в определенную должность, это также должно быть отражено в штатном расписании.

Четвертая графа содержит сведения о количестве единиц в штате организации. Это могут быть как полные, так и неполные штатные единицы. Последние указываются в документе в долях, а именно 0,5, 0,75 и т. д. Утверждение штатного расписания возложено на руководителя.

Пятой графе при составлении перечня штатных единиц следует уделить особое внимание. Она включает в себя ставку по тарифу в рублях. При самом простом варианте заполнения в данную графу включаются сведения о фиксированной месячной ставке.

Однако на практике довольно часто возникает проблема, так как фиксированного размера оплаты труда не предусмотрено. Например, это актуально для такой формы оплаты труда, как сдельная. В этом случае в графе ставится прочерк, а в последующей десятой графе обозначается сдельно-премиальная или сдельная оплата. Также вписывается ссылка на нормативный документ, который определяет порядок назначения оплаты труда, в том числе ее размер за конкретную рабочую норму. По этому же принципу рекомендуется заполнять штатное расписание на сотрудников, для которых установлена почасовая оплата. В случае, если штатное расписание предполагает наличие неполной единицы в штате, графа с тарифными ставками заполняется как для полного оклада, положенного по данной должности.

Графы 6, 7 и 8 содержат информацию о надбавках не только принятых непосредственно в организации, как например за повышенную ответственность, ненормированный рабочий день, стаж и знание иностранных языков, но и предусмотренные законодательно, например, за работу в тяжелых условиях Крайнего Севера.

Правила штатного расписания предусматривают заполнение этих пунктов в рублевом эквиваленте. Если надбавок в организации предусмотрено больше, чем строк в стандартном штатном расписании, то их количество допускается увеличить специальным приказом о внесении изменений в форму документа. Если надбавки устанавливаются в процентном соотношении, то следует действовать как в предыдущем случае.

Девятая графа формы штатного расписания, содержащая пункт «Всего за месяц» оформляется только в случае, если все данные вносились в рублевом эквиваленте. В правилах заполнения перечня штатных единиц указывается на то, что если графы с 5 по 9 не получается заполнить в рублях, то допустимо использовать иные показатели, например, проценты или коэффициенты. Однако на практике это вряд ли осуществимо. Поэтому в большинстве организаций в данном случае ставятся прочерки во всех строках, а в десятой графе, содержащей примечания, указывается ссылка на нормативные акты. Отсыл к документу, который дает право на определение объема надбавки за стаж позволяет не переделывать штатное расписание при изменении суммы. Десятая графа также предназначена для внесения любых сведений.

Особенности заполнения

Универсальная форма Т-3 штатного расписания предполагает наличие подписей главного бухгалтера и начальника отдела кадров, однако печати на него не ставятся. Закон не определяет сроки утверждения и периодичность составления перечня штатных единиц. Работодателю предоставляется возможность самостоятельно решить этот вопрос. Изменения в перечень штатных единиц вносятся в том случае, если возникает необходимость включить в него новые структурные подразделения или должности. То же касается исключения пунктов расписания, а также изменения оклада, наименования должностей или подразделений. Любые поправки, вносимые в расписание, должны быть подкреплены приказом руководителя организации.

Существует два способа внесения поправок в перечень штатных должностей, а именно:

1. Приказ о внесении определенных изменений.
2. Приказ, утверждающий новый список штатных единиц.

Штатное расписание в 1С составить довольно просто.

Если штат или численность сотрудников сокращается или меняется оклад, это также должно быть отражено в штатном расписании. При этом должно быть учтено, что изменения должны вступить в силу не позднее двух месяцев после подписания соответствующего приказа. Это правило обусловлено тем, что сотрудник должен быть оповещен о сокращении или изменениях в оплате труда за два месяца.

Однако что такое штатное расписание, знают не все. Это - документ постоянного хранения в организации. Контрольно-надзорные организации, к примеру, ФСС, ПФР, налоговые органы, инспекция по труду и т. д. могут потребовать предоставить им данный документ в ходе проверки. При этом, если организация не выполняет данное условие, ее могут оштрафовать в размере 200 рублей за каждый документ, который не был предоставлен по требованию проверяющей организации.

Письменное ознакомление сотрудников

У многих возникает вопрос, есть ли необходимость в письменном ознакомлении сотрудников с приказом о штатном расписании. Федеральная организация по труду и занятости населения дает необходимые разъяснения по данному вопросу в своем письме от 2014 года. В нем объясняется статус расписания штатов организации. За Рострудом, в свою очередь, Правительство закрепило на законодательном уровне в 2004 году функции по информированию и консультации руководителей организаций, а также сотрудников на предмет соблюдения норм и предписаний Трудового кодекса и права. Следует учитывать, что позиция Роструда не является нормативным правовым актом.

Трудовой кодекс предписывает письменное ознакомление сотрудника при приеме на работу и до подписания договора с внутренним распорядком, а также другими нормативными актами локального предназначения, которые напрямую связаны с профессиональной деятельностью нового работника. Также в пакет документов на ознакомление входит коллективный договор.

Госкомстат издал в 2004 году Постановление, согласно которому форма Т-3 для оформления штатного списка используется с целью формирования структуры, состава и численности организации с учетом ее устава. С 2013 года форма Т-3 была упразднена и является необязательной.

Локальный нормативный акт

Как было описано выше, штатное расписание на год является локальным нормативным актом, в котором прописано сводное разделение труда среди сотрудников организации. Роструд в своем обращении подчеркнул, что хоть оно и является локальным нормативным актом, однако к трудовой деятельности никакого отношения не имеет. По этой причине работодателю необязательно давать сотруднику на ознакомление данный документ при приеме на должность. Однако не исключается, что обязательное письменное ознакомление сотрудников со штатным списком может быть внесено в один из пунктов коллективного договора, локального нормативного акта или соглашения.

Прием сотрудника на должность вне штатного расписания

Подобная проблема часто встает перед работодателем. Прежде чем разобраться в данном вопросе, следует понять, является ли оформление списка штатных единиц строго обязательным. Многие организации пренебрегают данным документом.

Под трудовыми подразумеваются отношения между работодателем и сотрудником, предусматривающие выполнение за плату определенной трудовой функции, то есть работы по должности согласно штатному списку. Данный пункт регулируется статьей 15 Трудового кодекса.

Трудовой договор, согласно статье 57, должен содержать определенные сведения, а именно:

1. Ф.И.О сотрудника и наименование организации или ИП, между которыми заключается договор.
2. Данные, удостоверяющие личность работника и подтверждающие реквизиты работодателя.
3. Информация о лице, представляющем работодателя, которое подписывает договор, а также основания для подобных полномочий.
4. Дата и место подписания договора.

Помимо сведений о работнике и его работодателе, в трудовой договор обязательно должны быть включены:

1. Место работы. Если речь идет о работе в представительстве или филиале организации, то и оно должно быть указано.
2. Трудовая функция. Она предполагает включение сведений о соответствии должности списку штатных единиц, специальности, профессии и квалификации. Также указывается конкретный вид работ, выполняемых сотрудником. Если Трудовой кодекс или иные нормативные акты предполагают выплаты компенсаций или предоставление льгот сотрудникам определенных профессий и должностей, это также должно быть прописано в договоре и соответствовать законодательству и Постановлениям Правительства РФ.
3. Дата начала выполнения работ в случае, когда речь идет о срочном контракте. Помимо этого, указывается срок действия соглашения и причины, которые являются поводом для его подписания.
4. Условия оплаты трудовой деятельности, включая оклад и тарифную ставку, надбавки, доплаты и поощрения в виде выплат.
5. Режим работы и отдыха в случае, если для данной должности он отличается от общепринятых в организации.
6. Гарантии компенсационных выплат за выполнение работ с опасными или вредными условиями труда. При этом в договоре должны быть прописаны все условия работы, которые могут нанести вред или ущерб здоровью или жизни.
7. Характер работы и его условия. Сюда входят разъездной, подвижной и иные характеры деятельности.
8. Условия труда на рабочем месте.
9. Обязательное социальное страхование работника согласно трудовому законодательству.

Если во время заключения договора не были включены все необходимые сведения или условия, предусмотренные законодательством, это не считается основанием для расторжения соглашения и признания его недействительным. Недостающие сведения могут быть внесены в приложение к договору или дополнительное соглашение. Все эти дополнительные документы будут являться частью основного соглашения.

Иные сведения

Трудовой договор также может предусматривать иные условия, если они не противоречат законодательным нормам и не ухудшают положение сотрудника. В частности такими сведениями могут стать:

1. Уточнение места работы, например, указание структурного подразделения и его местонахождение.
2. Условия испытательного срока, если таковой предусмотрен договором.
3. Соглашение о неразглашении тайны, охраняемой законом. Это может быть служебная, государственная, коммерческая и иная тайна.
4. Обязательство сотрудника отработать определенный период времени в организации после окончания обучения. Это актуально, если работодатель оплачивал обучение.
5. Условия и виды дополнительного страхования сотрудника.
6. Улучшение условий работника и его семьи в социально-бытовом плане.
7. Уточнение условий работы, а также обязанностей и прав работодателя и работника, которые установлены нормами трудового законодательства и иными правовыми актами.

Также в трудовой договор включаются сведения о дополнительном страховании пенсионного обеспечения сотрудника. По соглашению сторон в него могут вноситься обязанности и права сотрудника и работодателя, предусмотренные трудовым законодательством и другими правовыми актами, а также происходящие из условий коллективного договора конкретной организации.

Если какие-либо из вышеперечисленных пунктов не были внесены в условия трудового соглашения, это не может квалифицироваться как повод для неисполнения или отказа в реализации прав и обязанностей.

В заключение

Таким образом, нормы трудового законодательства предполагают обязательность оформления штатного расписания организацией и его дальнейшее использование при приеме на работу нового сотрудника и заключения с ним трудового соглашения. То есть, получается, что взять на работу сотрудника на должность, которая не отражена в штатном расписании, не представляется возможным. Это будет нарушением законов Российской Федерации. Список штатных должностей является строго обязательным документом для оформления в любой официальной организации.

Мы рассмотрели, что такое штатное расписание.

Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.

Штатное расписание: быть или не быть

Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю <1>.

К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ <2> и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.

Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <3>).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами <4> и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

Утверждаем расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Выбираем способ

Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

Сделать это можно двумя способами:

— утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм;

— отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).

Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.

Приказ об утверждении

Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ.

Изменения

Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом — либо отражающим конкретные изменения, либо утверждающим новую редакцию ШР.

Как отметил Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.

Реквизиты

Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. пример 7).

Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.

Вновь созданные организации

Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:

— либо указывается только руководитель;

— либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.

Филиалы и представительства

Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.

В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений.

Если Штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования.

Заполнение отдельных граф

Особо нужно сказать о заполнении граф «Оклад» и т. п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой «вилки», поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.

Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как «Должность», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и пр.», «Надбавка», можно прочитать в статье «Штатное расписание в вопросах и ответах» на с. 46 журнала N 7, 2009.

При необходимости отражения По одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).

Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе «Надбавки, доплаты» так, как показано в примере:

Образец оформления графы «Надбавки, доплаты» в штатном расписании .

Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).

Образец оформления граф «Премия», «На руки» в штатном расписании.

Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы «К выплате» или «На руки» (пример 12).

Выписка из штатного расписания

Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму Выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).

Штатная расстановка

Штатное расписание — документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его «утяжелять» информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать «лишнюю» информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом «плавающих» премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. пример 14).

Штатная расстановка.

Общество с ограниченной ответственностью «СпортИнвест»

(ООО «СпортИнвест»)

Штатная расстановка на 03.11.2014

Структурное подразделение	Должность	Коли чество штатных единиц	Фамилия И. О.	Оклад, (руб.)	Надбавки, доплаты	Премии	Итого (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10)	Дополнительная информация
Основание	Сумма (руб.)	Основание	Сумма (руб.)
Наименование	Код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Дирекция	01	Генеральный директор	1	Авакумов А. В.	60 000					55 000
Секретарь	1	Белкина Н. А.	30 000	За знание иностранных языков	2000			32 000	Отпуск по беременности и родам до 25.12.2014
Системный администратор	0,75	Волгин И. Л.	21 330					15 997,50	Работник по основному месту работы
<…>
Бухгалтерия	02	Бухгалтер	1	Громова К. Т.	25 000	Увеличение объема работы (ДС до 04.06.2010)	5550			30 550
Бухгалтер	1	Древко О. К.	25 000					24 850	Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (11.12.2014 — выход на работу)
Бухгалтер	1	Еремина Е. М.	25 000	Расширение зоны обслуживания (ДС до 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Отдел продаж	03	Менеджер	1	Желудь У. А.	30 000			За превышение плана продаж	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
Начальник отдела	1	Зорин И. А.	35 000			За превышение плана продаж	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Отдел доставки	04	Специалист	0,5	Ильин Б. Б.	15 000					7500	Совместитель внешний
Начальник отдела	1	Клаус В. В.	25 000					25 000
Отдел маркетинга	05	Специалист	1	Ломов Я. Р.	24 400					24 400	Ребенок до 3 лет (д. р. 06.02.2012)
Специалист	1	Мишин Т. А.	24 400					24 400
		Начальник отдела	1	ВАКАНСИЯ
<…>

Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации «закрывает» имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.

Примечание. См. статью «Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях» на с. 40 журнала N 3, 2012.

С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.

Примечание. См. статью «10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными» на с. 52 журнала N 3, 2012.

Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.

Примечание. О «заемном» труде читайте на с. 70.

Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет. Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.

В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3. Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Ю. Титова

Преподаватель,

Эксперт журнала

«Кадровая служба

И управление персоналом предприятия»